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オフィス移転の準備に役立つ、オフィス移転チェックリスト

オフィスの移転が決定すると、オフィス移転を担当する方がまず始めに行うこととして、オフィス移転の進行計画を立て、準備期間から完了までの流れとスケジュールを把握することです。

その際に、作業が発生する項目をリスト化しておくと、作業に漏れがないかなど計画の進行具合を把握しやすくなります。

オフィス移転の進行計画と合わせて、チェックリストを作成し、オフィス移転をスムーズに成功させましょう。

オフィス移転チェックリスト~現オフィス解約から新オフィス計画編~

オフィス移転の際、発生する作業をステージ別にまとめたチェックリストをご用意しました。

【1】現オフィス解約に関する作業のチェックリスト

  • □解約予告時期の確認
  • □預託金の返還時期の確認
  • □新オフィスへの入居可能時期の確認
  • □業者の選択が可能かの確認
  • □原状回復工事の費用・条件の確認

【2】新オフィス選びに関する作業のチェックリスト

  • ①新オフィス選定
  • □新物件の条件集約
  • (□立地 □最寄り駅からの所要時間 □周辺飲食店等のチェック □通勤交通費の比較 □セキュリティー □空調 □駐車場の有無 □他の入居テナント)
  • □コストの計算(賃料、共益費、敷金、礼金、保証金、更新料、預託金)
  • □候補物件の見学
  • □候補物件の比較
  • □新オフィス決定
  • ②業者選定・社内周知
  • □社員への移転計画の説明
  • □引越し業者の選定
  • □内装業者の選定
  • ③新オフィスのレイアウト作成
  • □スペースの確認(人数×3~5坪)
  • □動線の確認
  • □什器は十分か?
  • □収納スペース
  • □トイレの数(男   女   )
  • □給湯室の有無
  • □空調の変更・追加
  • □電源の確認
  • □床耐荷重(コピー機やサーバーの設置場所)
  • □電気容量の確認
  • □防災について
  • □電話回線の確保
  • □オフィスの機能性と快適性

オフィス移転チェックリスト~引越し計画・実行編~

オフィス移転における引越し準備に関する項目のチェックリストです。

  • ▼引越し計画
  • □引越し業者の選定
  • □引越し業者とのスケジューリング
  • □内装業者の選定
  • □OA関係移設業者の選定
  • □搬出・搬入方法決定
  • □エレベーターの大きさ
  • □エレベーターの耐荷重
  • □トラックの大きさと台数(   トントラック   台)
  • □移転物品・廃棄物リスト作成
  • □廃棄物処理方法
  • □梱包方法
  • □社内作業割り当て
  • □社内引越し作業マニュアル作成、配布
  • □鍵の受け渡し確認
  • ▼取引先などへの移転案内・連絡
  • □移転案内文章作成
  • □送付先リスト作成
  • □移転案内印刷発注(もしくはプリント、宛名書き)
  • □発送
  • □電話会社(NTT等)
  • □OA機器等リース会社
  • □定期購読雑誌・新聞
  • □レンタル観葉植物会社
  • □銀行等金融機関
  • ▼移転に伴う住所変更によって発生する作業
  • □地図作成
  • □印章
  • □ゴム印
  • □社員名刺
  • □社封筒
  • □社員証明書の再発行
  • □通勤定期券の変更

オフィス移転チェックリスト~各種手続き編~

オフィス移転において、関係各所への届出が必要です。チェックリストと合わせてご紹介します。

  • □法務局/登記所(移転日より2週間以内)
  • 本社移転の場合 本店移転登記申請書 窓口:旧所轄登記所商業法人係
  • 支店移転の場合 支店移転登記申請書 窓口:    〃      
  • 添付書類:取締役会議事録及び、(臨時)株主総会議事録
  • □社会保険事務所(変更があった日から5日以内)
  • 適用事業所所在地・名称変更(訂正)届 窓口:旧社会保険事務所
  • □消防署 (遅滞無く)
  • 防火管理者専任届 窓口:新所轄消防署予防課
  • □警察署 (移転判明後、速やかに)
  • 自動車保管場所証明(車庫証明)
  • 添付書類:保管場所の所在図、配置図等
  • □税務署
  • 事業年度、納税地、その他の変更異動届出書(移転後速やかに) 窓口:新・旧納税地所轄税務署
  • 添付書類:移転手続完了後の登記簿謄本
  • 給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書(移転日から1ヶ月以内) 窓口:新・旧納税地所轄税務署
  • 添付書類:登記簿謄本または登記の必要事項にあたっては変更の事実を証明できる書類の写し
  • □都道府県税事務所 (事業開始日から10日以内)
  • 事業開始等申告書 窓口:旧税務事務所

※各種手続きは地域によって異なる場合がありますので事前に確認しておくことをおすすめします

いかがでしたか。本コラムではオフィス移転において、一般的に発生する作業をリスト化していますが、オフィス移転計画を立て、準備を進めていく中で発生する作業が見えてくることでしょう。
そういった作業を欠かさず追加し、独自のチェックリストを作り上げていくことでオフィス移転がスムーズに行えます。

オフィス移転計画を立てる際のポイントは、「何をいつまでにするか」を明確にすることです。
順番を間違えてしまうと作業が滞ってしまい、移転のスケジュールが遅れてしまう可能性もありますから、作業のチェックリストと合わせてタイムスケジュールを管理していくことが、オフィス移転成功の鍵と言えます。

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