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オフィス移転にかかる費用は?

オフィス移転を行う際に、気にしておきたいオフィス移転にかかる費用・・・新しいオフィスを借りる費用、引越しにかかる費用、その他にどのような費用を想定しておくべきか、初めてオフィス移転をする方やオフィス移転の担当を任された方にもわかりやすくご説明します。

オフィス移転をする際に、移転先のエリアやフロアの広さなど、希望条件とあわせて、予算を決定しておくと、オフィス選びがスムーズです。

もちろん、予算が多いほど、選べる物件の幅は広がりますが、可能であれば、低予算でスムーズにオフィス移転を成功させたいものです。まずはオフィス移転を検討する際に、何から始めればよいのか?どのような作業にどのくらいの費用と時間がかかるのか?これらをある程度明確にしておきましょう。オフィスの規模や場所、従業員の人数などによって費用が変動します。引越し費用はもちろんのこと、現オフィスの退去にかかる費用や、新しいオフィスでかかる費用など、項目別にご紹介します。

オフィス移転時に発生する主な費用 その①「引越し費用」

アパートやマンションなど住居の引越しと同じように、オフィス移転の際にも引越しの費用がかかります。

費用の目安として、一般的に社員1人あたり2~5万円程度かかると言われています。オフィスの規模によって差がありますが、荷物運搬用の車両費用、作業員の人件費、資材の費用などが主なものです。

■車両費用

車両の大きさは、荷物の量で決まります。費用は車両(トラック)の大きさ、台数、走行距離によって異なります。注意したいのは、引越し用車両の駐車スペースです。

例えば、4トントラック2台で収まる荷物の量であっても、道幅によって2トントラックしか駐車できない場合は、2トントラック4台を手配する必要がありますので、余分に費用がかかります。あらかじめ、道幅や駐車スペースを考慮して手配する必要があります。

■作業員

作業員の人数は、オフィスの規模によって異なりますが、どのような作業を依頼するかによっても費用が異なります。什器などを運搬する作業員の他にも、キャビネットや棚などの解体・組立を行うかどうかで費用が異なります。

■梱包資材

ダンボールやOA機器用の資材、エアーキャップなどが必要になります。単価はさほど高くありませんが、運び込む荷物の量によって費用が異なります。

オフィス移転時に発生する主な費用 その②「現オフィスの退去費用」

現在入居しているオフィスを退去する際にも、費用が発生します。

入居しているビルによっても異なりますが、事前に費用を確認し、予算に組み込む必要があります。

また、引渡しが遅れてしまうと違約金が発生する場合もありますので、原状回復工事にかかる期間を考慮し、余裕を持って移転計画を立てることが重要です。

現オフィスを退去する費用は、オフィスの規模や契約内容によって異なりますが、一般的に3~50万円程度が必要と言われています。

    現オフィスの退去にかかる費用
  • クリーニング代(壁・クロス・カーペットの張り替え、塗装などの内装工事)
  • 什器、パーティションの廃棄
  • 機密書類の溶解・OA機器の破壊処理

これらの費用は依頼する業者によっても異なりますので、複数社から見積もりをもらい比較することをおすすめします。入居中のオフィスビルによっては、引越し業者が決まっている場合がありますので確認が必要です。

また、一般的に6ヶ月前には退去の申告が必要となります。例えば、退去の3ヶ月前に申告をすると、退去後の残りの3か月分の賃料が発生するなどの場合もありますので、移転計画は半年以上の余裕を持って行いましょう。

オフィス移転時に発生する主な費用 その③「新オフィスにかかわる費用」

オフィス移転にかかる費用の中で最も大きな割合を占めるのは、新オフィスにかかわる費用です。

賃料以外にも必要な費用があることをご存知でしょうか。

■内装、間仕切り工事

内装工事や間仕切りの工事を行う場合、相場として坪数×15万円程度の費用がかかります。設置するパーティションの質や内装の仕様によって大きな差があります。天井高によっては現オフィスで使用しているものを再利用することでコスト削減ができる場合もありますので、天井高をあらかじめ確認しておきましょう。

内装工事は依頼する業者によって費用に大きな差がでますので複数社から見積もりをとり、比較するのが良いでしょう。その際に、無料で見積もりをしてくれる業者を選ぶのがポイントです。

■電気、電話、LAN配線工事

オフィスのレイアウトが決まったら、配線工事が必要になりますので配線図面を作成しましょう。無料で配線図面を作成してくれる業者がありますので、利用することをおすすめします。電気工事の主な内容は、LED蛍光灯の交換やOAタップの配線、複合機専用の配線などがあります。電話回線の工事やLAN配線工事などを行うと、一般的に社員1人に5~7万円程度の費用がかかります。

■什器・OA機器購入

什器やOA機器の購入代は、現オフィスで使用しているものをそのまま使う場合と、新規に購入する場合で、費用に大きな差がでます。再利用できるものが無いか確認することをおすすめします。

■預託金

住居の引越しの際に敷金や礼金、保証金がかかるのと同じように、オフィス移転時にも賃借人が賃貸人に対し、賃料等の債務に対する担保として預託金が必要になります。オフィスを借りる場合、一般的に12ヶ月分がかかると言われています。

オフィス移転の際に費用が発生する主な項目3選

オフィス移転にかかる費用は、オフィスの場所や広さ、従業員の人数によって異なります。また、オフィスデザインを業者に依頼したり、什器やOA機器を新しく購入するかどうか、現在使用しているものをできるだけ活用するかどうかで金額が大きく異なります。

あらかじめ、オフィス移転にかかる費用を算出することで、無駄な費用を削減することが可能です。家具やOA機器は下取りしてもらうこともできますので、処分する手間と費用を省き、オフィス移転の予算を増やすこともできます。

引越し業者によっても費用感は様々だったり、思わぬところで高額な費用が発生することもあるので、まずは何社か見積もりをとり、比較することをお勧めします。また、入居するビルによっては、指定の引越し業者に依頼しなければならない場合もありますので、確認が必要です。

いかがでしたか?オフィス移転にかかる費用の確認と合わせて、工事にかかる期間を確認し、スケジュールを立てておくと、効率よくオフィス移転を進めることができます。

    <オフィス移転にかかる費用は?まとめ>
  • その①「引越し費用」
  • その②「現オフィスの退去費用」
  • その③「新オフィスに移転する際にかかる費用」

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