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オフィス移転時に必要な官公庁への届出

オフィス移転の際に、官公庁への様々な届出が必要になります。引越し作業に追われて忘れてしまっては大変です。「知らなかった」では済まされません。 税務関係の移転届出書は、経理や財務担当者が行うのが一般的ですが、あなたがオフィス移転の担当者であれば認識しておくと良いでしょう。

各官公庁に提出する書類は、添付書類の有無や提出期限がそれぞれ異なりますので、確認漏れのないように事前にチェックリストを作成して整理しておきましょう。

税務署・都道府県税務署・法務局(登記所)への移転に伴う届出書類と窓口

●税務署

  • 提出書類:1.事業年度、納税、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書
  •  
  • 添付書類:移転手続完了後の登記簿謄本
  • 窓口:新・旧納税地所轄税務署  提出期限:異動後遅滞なく
  • 提出書類:2.給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書
  •  
  • 添付書類:登記簿謄本または登記する事項にあたっては、変更の事実を証明できる書類の写し
  • 窓口:新・旧納税地所轄税務署  提出期限:移転日から1ヶ月以内

●都道府県税務署

  • 提出書類:事業開始等申告書
  • 添付書類:登記簿謄本
  • 窓口:新・旧税務事務所  提出期限:事業開始の日から10日以内

●法務局(登記所)

  • 提出書類:1.本店移転登記申請書
  • 添付書類:取締役会議事録または株主総会議事録
  • 窓口:旧所轄登記所商業法人係 提出期限:移転日から2週間以内
  • 備考:定款の変更 同一・類似商号の調査商号の仮登記
  • 提出書類:2.支店移転登記申請書
  • 添付書類:取締役会議事録
  • 窓口:旧所轄登記所商業法人係 提出期限:本店所在地⇒移転日から2週間以内 支店所在地⇒移転日から3週間以内
  • 備考:本店所在地で登記し、その後、支店所在地で登記同一・類似商号の調査

労働基準監督署への移転に伴う届出書類と窓口

●労働基準監督署

  • 提出書類:A.労働保険名称・所在地等変更届
  • 提出期限:保険関係が成立した日の翌日から10日以内
  • 提出書類:B.労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書労働保険関係成立届
  • 提出期限:移転後保険関係成立の日から50日以内移転後保険関係が成立した日の翌日から10日以内
  • A.B.窓口:同一管轄内での移転の場合、その所轄監督署
  •      同県内での管轄外への移転の場合、新所轄監督署
  •      県外へ移転の場合、旧所轄監督署へ廃止届を提出し新所轄監督署へ成立届を提出
  • 提出書類:労働基準法に関するもの適用事業報告(様式23号の2)、その他に就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する協定届
  • 窓口:新所轄監督署へ新規として提出
  • 提出期限:移転後、遅滞なく
  • 提出書類:安全衛生法に関するもの
  •      A.安全管理者選任報告(様式第3号)
  •      B.衛生管理者選任報告(様式第4号)
  •      C.産業医選任報告(書式第4号)
  • 窓口:新所轄監督署へ新規として提出
  • 提出期限:移転後、遅滞なく

その他の移転に伴う届出書類と窓口

●社会保険事務所

  • 提出書類:適用事業所所在地・名称変更(訂正)届
  • 窓口:旧社会保険事務所  提出期限:5日以内
  • 備考:各社会保険事務所で必要な書類が異なる可能性あり

●公共職業安定所

  • 提出書類:事業主事業所各種変更届
  • 窓口:新所轄事務所適用係  提出期限:変更のあった日から10日以内

●警察署

  • 提出書類:自動車保管場所証明(車庫証明)窓口:新所轄警察署

●消防署

  • 提出書類:防火管理者選任届  窓口:新所轄消防署予防課  提出期限:遅滞なく

●郵便局

  • 提出書類:転居届 窓口:旧受持郵便局  提出期限:転居判明後、速やかに

●NTT

  • 提出書類:転居届 窓口:旧受持郵便局  提出期限:転居判明後、速やかに
  • 提出書類:A.電話架設申込(既契約の電話の移設)
  •      B.電話架設申込(新規申込)
  •      C.旧ビルの電話撤去依頼
  • 窓口:116番 提出期限:移転日確定後、速やかに
  • 備考:電話移転(番号変更)の案内の申込、NTT以外の電話への連絡も忘れないようにしましょう

オフィス移転を成功させるためには、漏れのないように届出を行いましょう。

官公庁への提出書類には、ほとんどの場合提出期限が設けられており「移転日確定後、速やかに」「移転後、遅滞なく」など速やかに届出を済ませなければならないものがあります。 タイムスケジュールを作成される場合には、書類の提出や手続きについても項目として追加することをおすすめします。 税務署への手続きにおいて、財務・経理担当の方や総務の方が行うなど、オフィス移転の担当以外の方が届出を行う場合に、期限が過ぎてしまったり申請が漏れてしまったりすることがないよう管理する必要があります。

オフィス移転は、移転計画から引越し、新オフィスでの稼動まで長い期間を要します。特に、引越しが始まると忙しくなり官公庁への届出をついうっかり忘れてしまったという失敗談もよく耳にします。 オフィス移転を成功させる為に、作業を洗い出し、リスト化することで漏れのないよう届出を行いましょう。

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