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オフィス移転手続きに必要な期間とスケジュール

オフィス移転を成功させる最重要ポイント、それは無理のないスケジュールを組むことです。

オフィス移転に必要な様々な手続きや確認事項、作業を把握して整理することで移転を効率よく進めることができます。引越しの作業は、荷造りや実際のレイアウト作業のように目に見えるものと、官公庁への届出など目に見えない手続き等があるので、チェックリストなどを作成して漏れのないようにすることもポイントです。まずは、オフィス移転に必要な作業を書き出していきましょう。

オフィス移転の4つの項目~新オフィスに関する項目

オフィス移転には大きく分けて4つの項目があります。

  • 1.新オフィス選びと契約
  • 2.新オフィスのプランニング
  • 3.旧オフィス原状回復と解約
  • 4.引越し

▼新オフィスに関する項目

1.新オフィス選びと契約

移転先の検討は、まずポイントを絞りましょう。
立地:最寄り駅からの所要時間
   周辺の環境
   従業員の通勤時間や費用
コスト:賃料と預託金
設備:面積と室内の形状
電気の容量、電話回線の数、光通信
空調システムについて
OAフロアについて
エレベーターの確認
駐車場の有無、周辺駐車場

その他にも、条件がある場合には必ずスケジュールに組み込みましょう。
移転先の選定は、時間に余裕がある場合でも、時間をかけすぎるよりも、ある程度期間を決めて選定する方が良いでしょう。

候補地は少なすぎても困りますが、あまり多すぎると迷ってしまいます。

2.新オフィスのプランニング

新オフィスが決定したら、レイアウトの検討を行いましょう。
業者に依頼する場合には、建築図・現地の下見に加えて1週間以上の時間がかかることが一般的です。
レイアウトが決まったら、内装などオフィスデザインを行いましょう。

オフィス移転の4つの項目~旧オフィスと引越し

3.旧オフィス原状回復と解約

オフィスの契約解除には、前もってビル管理会社またはビルオーナーに解約予告をすることが義務づけられています。
解約の申し出は、オフィスの場合、解約希望日の半年前という場合が一般的です。
解約予告から解約までに要する日数を必ず確認し、余分な費用が発生しないように手続きが出来るようスケジュールを組みましょう。

オフィスの明け渡しの際、ほとんどの場合、原状回復をしなければなりません。原状回復の条件は管理会社やビルオーナーによって異なるので確認をしておきましょう。

4.引越し

オフィス移転は、住居の引越しと同じように引越し当日よりも事前の準備に時間を要します。
個人の荷物や書類の梱包だけでなく、OA機器や電化製品など出来ることは役割分担をしっかりと決めて行いましょう。
また、電話・LAN・電気など専門業者に依頼すべき物はリストアップして、移転日に合わせて進められるようにスケジューリングしましょう。
当日の作業についても、廃棄処分になる物や細かい作業も出てくるので事前にしっかりと打ち合わせと、担当分けをしておきましょう。

オフィス移転の流れとスケジュール作成

オフィス移転に必要な項目がわかったら、タイムスケジュールを作成しましょう。

オフィス移転までの日数を6ヶ月とした場合の例:

  • ~1ヶ月目~
    移転先オフィスの選定
    移転担当者の選定
  • ~2ヶ月目~
    移転先決定・契約
    管理会社又はビルオーナーへ解約予告
    新オフィスレイアウト・内装・オフィスデザイン業者選定
    原状回復工事の見積依頼
    移転担当者、社内作業マニュアル作成
    引越し業者の選定と打ち合わせ開始
  • ~3ヶ月目~
    新オフィスレイアウト・内装・オフィスデザインに関する打ち合わせ
    原状回復工事の打ち合わせ
    電話・LAN・電気など専門業者の選定
  • ~4ヶ月目~
    新オフィスレイアウト確認
    全体スケジュール確認
  • ~5ヶ月目~
    新オフィス内装工事開始
    引越し作業、梱包開始
    官公庁への書類提出手続き開始
    移転通知作成、発送
    OA機器・レンタル観葉植物等業者へ変更手続き
  • ~6ヶ月目~
    引越し(養生・搬入・搬出)
    廃棄物処理
    原状回復工事
    旧オフィス鍵引渡し
    引越し完了
    引越し完了後の官公庁への手続き

オフィス移転を成功のポイントは「スケジューリング」

移転を行う際のスケジュール作成は、オフィス移転をスムーズに行うために有効です。
ご紹介した項目以外にも細かい作業が発生しますので、チェックリストを作成してスケジュールと合わせて活用することをおすすめします。

また、作業は業務中に行えない場合もあり就業時間後や休日のみになる場合もあるので、各業者との打ち合わせの際に確認をしましょう。

オフィスや従業員の規模にもよりますが、移転作業に日数がかかってしまうとコストにも影響します。
スケジュールをしっかり組むことによって、余計なコストを削減することにも繋がってきます。

旧オフィスの解約手続き・新オフィスの入居手続きもスムーズに行えないと引越し作業に支障が出てしまいます。
引越し業者、電話・LAN・電気など専門業者と作業に必要な期間の確認をしながらスケジュールに沿って作業を行いましょう。

また、官公庁への手続きは、期限があるので過ぎてしまわないように気をつけましょう。

オフィス移転には、長い期間を要します。時間に余裕をもってスケジュールを組みオフィス移転を成功させましょう。

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