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オフィス移転で重要なオフィス移転業者選びのポイント

新しいオフィスで快適に気持ちよく仕事をしたい・・・そのためには、オフィス移転を成功させなければなりません。移転担当者が最初にしなければならない重要事項は、オフィス移転のパートナーである業者選びです。 パートナー次第で移転作業がスムーズに進むのか、難航するのかが決まると言っても過言ではありません。住居の引越しと違って、オフィス移転をするためにはプロの助けが必要です。では、業者選びの際には、どのような点に注意しなければならないのでしょうか?

オフィス移転業者は、移転作業のどこまでやってくれるのか?

オフィス移転業者は、オフィスの移転や改装を行っている業者です。新オフィス選びから内装やレイアウト、旧オフィスの原状回復工事や引越し業務など、オフィス移転に関わる計画・アドバイス・作業の全てを行う業者もありますし、引越しのみを行う業者など様々です。

退出時に出た廃棄物の処理や、移転に伴う関係各社への移転案内の印刷送付などオフィス移転に伴うあらゆる作業の全てを行っている業者もあります。
また、オフィス移転には建築基準法・労働基準法・消防法など法律にも準じなければならないため、トラブルを避けるためにも業者選びは慎重になる必要があります。
コスト面に関しても、業者によって差が出てきます。コスト削減のために、自分達でやることは可能なのかの確認も必要になってきます。

オフィス移転は、住居の引越しとは異なり業者の助けが必要になるため、慎重に選ばなければなりませんが、どこまで自分達の希望に沿った対応をしてくれるのかを見極めるのは困難と言えます。

オフィス移転業者を選ぶための要望をまとめる

自分達に合った業者を選ぶためには、まず自分達の要望をまとめる必要があります。
オフィス移転に際し、何に重点を置くのか?どのようなオフィスにしたいのか?予算はどの程度なのか?など明確にしましょう。

  • ・移転作業は出来るだけ短い期間で行いたいため、全て業者に任せたい
  • ・低予算で仕上げたいので、自分達で出来ることはやりたい
  • ・新オフィスはレイアウトにこだわったオシャレなオフィスにしたい
  • ・デザインを重視したい
  • ・前回の引越しで什器やOA機器を壊されてトラブルになったので、作業が丁寧な業者がいい

上記のような社内の声をとりまとめ、話し合いをして方向性を決定する必要があります。
要望がまとまったら、自分達の要望・重要視している点に長けている業者を探しましょう。

オフィス移転業者のホームページでは、実績や自社の強みについて掲載している場合が多いので参考にしましょう。実際にデザインを手がけた写真や費用についても細かく掲載されている場合もあります。

失敗しない業者選びのポイントと比較のポイント

オフィス移転の際に重要視するポイントを押さえた上で、検討業者を数社に絞ったら、見積もりを依頼しましょう。無料見積もり作成をしている業者も多くありますので、いくつかの業者に依頼して比較すると良いでしょう。

見積もりをとって比較するポイントとして、料金はもちろん重要ですが、見積もり依頼時の対応を比較することも業者選びのポイントです。
機械的に料金のみを提示してくるのか?もしくは、プラスαの要望を細かく尋ねてくれるのか?
オフィス移転作業は長期に渡りますから、業者とも長いお付き合いになります。作業を進めていく過程で、しっかりと相談・確認をしながら作業を進めてくれる業者であるかどうかは、見積もりの段階である程度判断することが出来るでしょう。

自分達の要望をしっかりとまとめてオフィス移転業者に伝えた上で、理想に近いオフィス移転を提案してくれる業者をパートナーに選ぶことをおすすめします。

オフィス移転時の失敗談から学ぶ業者選びの方法

より良い業者選びのためには、失敗から学ぶことも良いことです。よくあるトラブルとしては以下のような事例があります。

  • ・引越し当日の手際が良く、時間短縮できたがPCが数台壊れていた
  • ・レイアウト作成をお願いしたら、現場で什器が収まらなくてその場で変更した
  • ・電話、LAN工事を依頼したが、肝心の電話会社や光工事の依頼をしていなかった

オフィス移転業者は、移転に伴う作業をトータルで行っている大手の業者であれば、実績も多く比較的トラブルが少ないようです。
ですが、デザイン専門業者や引越し専門業者など、ある分野の専門業者だからこそ、丁寧な仕事をしてくれる場合もあります。ホームページやパンフレットなどで、検討中の業者の特徴や実績を事前にリサーチすると良いでしょう。
また、使用者の口コミなども参考になります。

重要視しなければならないのは「機密事項の取扱」「情報漏えい対策」です。引越し作業の際、無防備にあるため情報漏えいには十分に注意が必要です。機密事項の取扱については、必ず業者に確認しましょう。 また、貴重品の管理には十分に注意しましょう。

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